退職願い・退職届の書き方などでよく使われる「一身上の都合」という言葉ですが、そもそもどんな意味かご存知でしょうか。
ここでは言葉の意味から、一身上の都合という言葉が使えるシーンや正しい使い方などを解説していきます。
一身上の都合の意味
一身上の都合とは、「自分の身の上に起こった個人的な都合や問題、家庭内での事情のこと」を指します。
例えば「転職、結婚・出産、引越し、病気・ケガなど幅広い意味で使われ、家族の病気やその介護」といったケースがそれにあたります。
一身上の都合と似た言葉に「私事」「自己都合」などがありますが、履歴書や退職届などビジネスシーンで使う文書においては一身上の都合を用いるのが一般的です。
退職理由の種類
退職理由はもちろん人によって様々あると思いますが、ビジネスシーンにおいて使用する際には「会社都合」と「自己都合」の大きく2つにわけられます。
会社都合
会社都合とは、企業の倒産や業績不振によって従業員を退職させる・リストラ・早期退職制度に応募して退職する場合に該当する退職理由です。
自己都合
従業員が自分い意思にしたがって退職する場合の理由です。
転職が決まった・結婚や引っ越しといった従業員側の事由によります。
会社都合・自己都合どちらかによって退職後の扱いが大きく異なる場合もあるので自分の退職する理由はどちらなのかをはっきりしないといけません。
退職理由で多いものは？
上司や同僚といった人間関係が理由
上司や同僚といった人間関係でうまくいかなさを感じて退職する人は少なくありません。
人間関係は仕事を円滑に行うためにも大きな影響を与えるので、人間関係がうまくいっていないと業務の進捗だけでなく精神的にストレスを感じてしまうことも。
人間関係の辛さを伝えるよりも、例えば「新しいことにチャレンジしたい」など目指している次のことに焦点をあてると良いでしょう。
ポジティブな伝え方で話すことで強い引き止めや説得を回避しやすくなります。
仕事の内容が自分に合わない
いざ入社をしてみて「自分がやりたかった仕事とは違う」、部署替えをして「本来の自分の行ってきた業務とは大きく異なる」といった自分の考えや業務と実際の仕事内容が大きく違う場合にも退職を考える人が多いです。
この場合にも正直に伝えた場合、「仕事なんてそんなもの」「もう少し待てば自分のやりたい仕事ができるようになるから」と引き留めにあってしまうかもしれません。
もし完全に退職することを決意しているのであれば「経験や資格を持ってキャリアアップをしたい」といった説明の方が無難です。
今の環境では自分のやりたいことを実現できないという前向きな意思を伝えた方がいいでしょう。
給料が安い・休みが少ないといった待遇が理由
給料が低すぎる・人手不足のために休みがほとんどとれないといった待遇面に不満を感じて退職を決める人も多いです。
仕事において「給料」「休日」「残業時間」はモチベーションに直結するほどの条件だからです。
しかしこの場合でも正直に理由を伝えることは避けましょう。
転職を考えているのであれば「家族との時間を持てる環境にしたい」「資格勉強に時間を充てたい」といった具体的な理由を伝えるようにしましょう。
引っ越し・転勤が理由
引っ越しや家族の転勤によって、今の職場に通えないケースも珍しくありません。
引っ越しの場合は家族の事情でやむを得ないことを正直に説明すればOKです。
転勤の辞令が来た時に従うことが難しく退職を決めた場合でも理由は正直に伝えましょう。
辞令が出たらなるべく早く上司に申し出ることを忘れずに！
夢をかなえるため
自分が元々成し遂げたかった「夢」をあきらめきれないために、現在の職場を退職したいという理由もあります。
この場合には「今までやりたいと思ってきたことを始めてみたい」と正直に伝えるのが良いでしょう。
人にもよりますが理解をしてくれて応援してくれることも。
もし「そんなので生活していけるのか」「実現できる保証はあるのか」といわれてしまう可能性もありますが、一種のアドバイスだと思って、それでも意思を貫きましょう。
もちろん急に言い出すのは周囲への影響もあるので、なるべく早く申し出るようにしましょう。
なぜ一身上の都合を使うのか
トラブルを避けて円満退職するため
退職理由を詳しく説明せずに「一身上の都合」という言葉を使うことで思わぬトラブルを回避して円満に退職しやすくなります。
しかし退職理由を「上司・同僚トラブル」や「給料が少なすぎる」といった会社に対する不満をそのまま伝えるのはビジネスシーンではよくありません。
自分が退職した後もその会社で働く人への配慮も必要だからです。
会社の人の、特定の人物に対するイメージを悪くさせてしまうかもしれない場合には「一身上の都合」という言葉を使うのがマナーとなります。
様々な事情でも使えるから
退職理由において本音でいえば多いのが「人間関係の悪化」「業務内容に対する不満」「給与が低い」が挙げられます。
しかしこれらの理由を正直に伝えることは会社とのトラブルになるだけでなく、他の人へのイメージも悪くなりかねません。
そのためはっきりと明言を避けるために「一身上の都合」という言葉を使う方が良いでしょう。
また結婚や引っ越し・出産・子育てといった理由も一身上の都合と表現されることが多いので、自己都合全体に使える事由として覚えておきましょう。
ネガティブなイメージを持たれないため
退職すればその職場にはもう行かないため、どんな風に思われてもいいというわけではありません。
業種によっては同業他社に転職をした時にも、その会社とは何らかの関係を続けていくかもしれません。
もしそうではなかったとしても、あえて自分に対する印象を悪くするような退職理由を言う必要もないでしょう。
もし伝え方によっては、退職者本人に非はなかったとしてもマイナスのイメージを与えてしまう可能性があります。
退職をして新しい世界に踏み入れるとしてもできるだけ円満に退職できるような伝え方として「一身上の都合」という言葉を使うことをおすすめします。
一身上の都合を使わないケース
反対に一身上の都合を使わないケースは「会社都合」による退職です。
一身上の都合は自分側の事情で辞めるわけですから、会社が倒産した・解雇されるという場合ではそれに当てはまりません。
会社都合による退職
退職理由が以下の例の場合には「一身上の都合」という言葉は使わないようにしましょう。
会社都合による退職は、自分の意思とは関係なく、会社側からの一方的な労働契約の解除に当てはまるからです。
その他にも、会社の移転で物理的に通うことができなくなった・ハラスメントといった自分の意思では避けがたい退職でも認められます。
- 会社の倒産により解雇された
- 経営不振によるリストラにあった
- パワハラやセクハラなどを受けた
- 会社の移転により通勤が難しくなった
- 賃金が減らされたり未払いが続いたりした
- 早期離職者の募集（退職奨励）に応募した
- 長時間労働の横行により退職した
上記の例以外にも会社都合かもしれないと思うことがあれば会社相談するのも良いでしょう。
それでも解決しなかった場合にはハローワークで「失業保険」の申請をする時に「異議申し立て」をすると認められることがあります。
契約期間満了による退職
契約社員や派遣社員といった企業と有期で雇用契約を結んでいる場合は契約更新がなければそのまま契約期間満了日に自動的に退職になります。
この場合は会社都合ではなく「契約期間満了により退職」と記載しましょう。
ただし、契約期間満了前に退職する場合は「自己都合」となってしまうので注意してください。
一身上の都合を使うタイミング
退職届を提出する時
当然ですが、自分の意思で会社を退職する際には退職届に「一身上の都合」という言葉を使うことが可能です。
そのため具体的な理由を書かなくてもOKです。
会社によっては退職理由を「一身上の都合」という言葉を使うことをマナーと考えている場合もあります。
内定を辞退する時
実は退職時以外にも内定を辞退する時にも一身上の都合を使うことができます。
就職・転職活動において複数の会社から内定をもらえた時に、入社しない会社への辞退する連絡をする場合に使えます。
辞退の連絡をする場合には、内定へのお礼を添えた上で伝えるとより良いです。
タイミングもできるだけ早いほうが良いとされています。
履歴書などの書類に記載する時
転職・就職活動をする時には前職を自己都合で退職した場合「一身上の都合」という言葉を使うことが可能です。
ただし面接の時には具体的な退職理由を聞かれる可能性があるので、準備しておきましょう。
理由としては採用担当者は入社後にまた同じ理由で退職しないかを見極めたいことが背景にあるからです。
書類で一身上の都合を使うのはOKですが、面接時に一身上の都合を使うことは避けましょう。
自己都合で退職する時の流れ・手順
ここでは自己都合で退職する際の流れについて解説します。
必ずしもこの手順通りにいくばかりではありませんが、参考として挙げていきます。
手順１：直属の上司に相談をする
会社を辞めたいと思ったら最初に「直属の上司」に相談をしましょう。
タイミングとしては、退職を希望する「1.5～3か月前」頃に切り出すのが一般的です。
事前に、上司に時間を作ってもらうように話をして、できれば他の人がいない場所で話をしましょう。
声をかけるタイミングは状況によって見極めが難しいですが、昼休み中や就業後が比較的周りが少ないのでおすすめです。
ただし職場によっては業務時間中に仕事以外の話をすることを良しとしていない習慣のところもあるので、上司から時間が指定されていない限りでは「業務時間外」の時間帯を選ぶ方が無難です。
その場では退職の理由を聞かれることが多いですが、その場では具体的に会社の不満などは言わない方が無難です。
口頭で伝える際の理由の一例は以下の通りです。
- 転職を理由に退職する場合
「かねてから関心のあった◯◯に挑戦したいと思い、転職を決意しました」
- 体調不良を理由に退職する場合
「ここ数ヶ月ほど体調を崩しており、一度仕事を離れてしっかりと療養したいと思い、退職を決意しました」
しかしながら、退職の意思は変わらないことをしっかりと伝えつつも、お互いにネガティブな印象を持たないような表現にすることが円満退社に繋がるポイントです。
手順２：退職願（退職届）を提出する
上司と退職の相談が終わり、引継ぎや退職日が決定したら退職届の提出をします。
タイミングとしては「退職の2週間～1か月前」までだとスムーズでしょう。
手順３：引継ぎ業務を行う
引継ぎ業務は法律で決められている業務ではないため、必ずしなければならないわけではありませんが円満な退社をするのであればしておいた方がいいです。
口頭だけの説明のほかに、書類やデータといったもので残しておくと後任の人が実際に業務を引きついた時にトラブルになりにくいです。
また引継ぎ業務では、どこまで終わったかを確認・管理しておくと良いです。
特に退職前はバタバタとしてしまうことが多いため、自分や後任者にも時間的余裕をもって行うことをおすすめします。
手順４：退職
退職当日は会社支給となっている物品の返却を行います。
制服・タイムカード・名刺といったものが代表的です。
その他には会社で作成した資料も返却しなければならないものに含まれるでしょう。
転職先が決まっている場合は転職先で手続きを行います。
決まっていない場合は再就職までに時間に余裕があれば失業保険や健康保険・年金といった手続きを早めに終わらせます。
まとめ
一身上の都合という言葉の持つ意味や使えるシーンなどを紹介しました。
一身上の都合という言葉は、自己都合による退職で使われることが多いです。
明言を避けることで双方とのトラブルを回避することもできるので、ビジネスシーンではよく使われます。
ただし、一身上の都合という言葉が使わない方がいい・使ってはいけないケースもあるので、自分の退職理由がどれに当てはまるかを確認してから使うようにしましょう。
今回の記事を参考に、円満な退社になるようにご活用ください！
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