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「御中」、「様」の正しい使い方は?封筒やメールで違う?
更新日:2021.08.17
「御中」、「様」の正しい使い方は?封筒やメールで違う?

メールや手紙・はがきを送る際に気を付けなければならない「御中」「様」「宛」「各位」といった敬称。

特にビジネスシーンでは使い方を間違えてしまうと、社会人としての基本やマナーがなっていないと思われ、相手にネガティブな印象を持たれてしまうことも。

ここでは御中をはじめ、ビジネスシーンでの正しい敬称の使い方を実用例を元に紹介します。
就職・転職活動などでよく使われる敬称やポイント、もし間違ってしまった場合のお詫び文章なども一緒に挙げていくのでぜひ参考にしてください。

目次

そもそも「御中」ってどんな意味?

「御中」の「御」とは「御氏名」「御招待」といった名刺の上に関する「尊敬語」のことです。

そして「御中」の「中」とは、「組織や団体などの中」といった意味合いで、組織や団体を目上とした状態で中に連絡をとるようなものです。
つまり組織や団体などの中に属する人全体に対して敬意を示す表現となっています。

そのため個人宛ではなく組織・団体宛てへの文章を送付するときの呼称とに使われます。

御中はどんなシーンで使う?

御中を使用するシーンは会社や学校、店舗といった組織・団体に文章を送る時が一般的でしょう。

その他には、他社の特定の部署に送る場合でも「御中」を用います。
もし担当者の名前を知らない場合においても「御中」は使用できる敬称となっています。

そのため、個人宛に送付する場合には使わないので注意してください。

「御中」の使用例

  • :株式会社◯◯ 御中
  • :株式会社◯◯ 営業部 御中
  • :株式会社◯◯ 営業部 田中 御中

御中は団体や組織の敬称で使われるため、個人への敬称としては不適切です。

郵便物における「御中」の書き方

郵便物のあて名に「御中」を使う場合にもマナーがあります。

マナーの意味合い以外にも、「見やすさ」を考えて使われる習慣です。

会社名・部署名などの後ろを空けて書く

御中を使う場合、会社や・部署・団体・組織名の後には少し空白をあけて書くのがマナーです。
この時文字の大きさは「宛名に揃える」ことも忘れずに。

御中は「様」と同じ敬称なので、宛名よりも小さく書いてしまうとその意味がなくなってしまうからです。

「行」と事前に書いてある郵便物には「行」を消してから出す

先方から送られてきた郵便物の中に、返信封筒などが同封されている時、すでに先方の組織や団体名の後ろに「」と書かれているケースがあります。

これは先方が自分の名前に敬称を使わないためです。
そのため、こちらから返信をする場合には「行」の部分を二重線を引いて消しましょう

そのあと、その横に「御中」と書くのがマナーです。
なお「行」を消す時には「修正液」は使わないようにしましょう

先方の表記に間違いがあったためこちらで修正したと受け取られてしまい失礼にあたるからです。

「係」と書かれてあった場合の使い方

「行」ではなく宛名の後に「係」と書かれている場合もあります。
「係」は特に会社内の担当部署に対して使われます。

この場合には「係」は消さずに横書きの場合は宛名の横に、縦書きなら宛名の下に「御中」を書けばOKです。

「御中」と「様」の使い分け

「御中」と似た敬称の中に「様」もあります。
御中と様の使い分けはどのようにしていけばいいのでしょうか。

ここでは使い分けするケースや、間違えやすい場合も併せて解説していきます。

「様」は特定の個人宛に対して使う

「様」は特定の個人宛に文書を送る際に使います。

そのため、仮に組織・団体に所属している個人の場合でも「様」を使いましょう。

「様」の使い方例

  • :株式会社◯◯ 鈴木太郎 様
  • :株式会社◯◯ 様

やり取りをする相手が特定されている場合に使うのが「様」と覚えておきましょう。

縦書き封筒の場合

縦書き封筒を使って御中を使う場合は、「会社名・部署・御中」の順で同じ列で書き入れましょう。

もし個人名が分かっている場合は、「会社名・部署名」の隣の行にさらに大きく個人名を記入し、少し空白を空けて「様」を書き入れます。

横書き封筒の場合

横書きの場合はも基本的には縦書きと同様に「会社名・部署・御中」の順で同じ列に記載します。

個人名を入れる場合は、「会社名・部署・御中」の下の行に少し大きなサイズで個人名を記載し、少し空白をあけて「様」を書き入れます。

会社名と個人名を併せて各場合は?

もし組織や団体に所属する人で、担当者が分かっている場合には「組織名 個人名+様」の順番で記載するのがマナーです。

もし先方が役職付きだと分かっている場合には「組織名 部署名・役職名 個人名+様」の順番となります。
この時に注意してほしいのが、「個人名や部署名+個人名は会社名の横の行(縦書きの場合)」に記載し、会社名よりも大きく記載することです。

宛先が分かりやすくなるだけでなく失礼にあたりません。

「御中」と「様」は併用してはいけない

「御中」と「様」は対象となる宛名が個人か組織・団体かの違いなので、意味合いは同じです。
そのためこの2つを併用することはNGです。

組織名 部署名+御中 個人名+様」や「組織名+様+御中」といった使い方はしないということです。
もし個人名が分からなければ「御中」を使っても問題ないですが、分かっているのに組織・担当部署に「御中」を付けると失礼にあたる可能性もあるのでご注意ください。

個人名以外に「様」を使う場合はある?

個人名以外にも「様」を使うケースについて紹介していきます。

御担当者の後につける場合

個人名ではなくても「様」を使う場合は、組織名や担当部署が分かったとしても、その中に所属する個人名が分からない場合です。

この時は、組織名・部署名の後に「ご担当者様」と書いてもOKです。

御中と様は、基本的に「様」を優先して使うのがマナーとされているため、もし個人名が分からなかったとしても「個人宛」であることが明確な場合は「御担当者様」と書くほうがより良いでしょう。

もし担当者が個人ではなくチームとなっている場合や誰に宛てればいいか分からない場合は「御中」を使ってもOKです。

組織名は分かっても個人名を知らない場合

もし組織名や役職が分かっていただとしても個人の名前が分からない、または役職の人が1人だけという場合には「役職名+様」という使い方でも例外的にOKです。

例えば町内会・自治会といった団体において「町内会長」や「自治会長」は1人しか存在しないので「様」と使っても問題ありません。

退職・新任などの挨拶をする場合

文書で退職・新任といった挨拶をする場合、自社以外の組織や団体に贈る場合は「各位」「皆様」と書くのがより良いでしょう。

「各位」「皆様」は組織内の1人1人すべてに宛てるという意味合いを持っているからです。
御中は不特定多数全体に宛てる敬称なので、使い分けができるとよりスマートです。

挨拶状は個人に対して送りたいものですが、個人を特定できない場合に使うと誠意が伝わり、より良い印象を持ってもらえます。

郵便物を郵送する際のマナー

御中や様の使い分けが分かっただけでは完璧なマナーにはなりません。

ここでは郵送物を送る際に気を付けたいマナーについて紹介していきます。

封締め(〆)

特に縦書き封筒を使う場合には「〆」「封」といった字を書き入れるのがマナーです。
これは「確かに封をしました」という意味合いがあります。

封をした封筒の糊付け部分に書き込むだけでOKです。
封じは「封」や「〆」のほかに「締」「緘」が使われることもあります。

  • 「〆」「締」:一般的な封字。役所や病院、学校等、自身がお客様として郵送する際に使う
  • 「封」:少し改まった印象のある封字。ビジネスシーンの一般的な取引相手に郵送する際に使う
  • 「緘(かん)」:最も厳格な封字。重要な書類の郵送時(例えば取引会社への重要書類送付時や、就活の書類送付時等)に使う

封かん日

封筒で書類を送る場合には封筒に郵送する日付を記載するのもマナーです。

  場所 内容
縦書き 裏面の右上部分 作成年月日
横書き 差出人住所の左上 作成年月日

外脇付け

もし郵送物について注意してほしい事柄がある場合に記載する方法もあります。
基本は縦書き封筒の宛名が書いてある左下に記載します。

外脇付けにはいくつか種類があるので、用途に応じて使い分けをします。

  • 親展:「宛名の本人が開いてください」という意味。本人以外は開封禁止
  • 重要:「重要な文書なので丁寧に扱ってください」という意味
  • 拝答:「返信してください」という意味
  • 至急:「すぐに返信してください」という意味
  • ○○在中:「○○が同封されています」という意味

郵送物で開封前から対応の種類が分かる方法なので、ビジネスシーンではよく使われます。
必要な時に使えると便利なのでぜひ覚えてください。

メールで「御中」を使う場合は何に気を付ける?

手紙やはがき以外にもメールでのやりとりが増えている昨今でも、御中を使うケースは多いです。

メールにもマナーがあるのでしっかりと覚えておきましょう。

ccでメールを送る場合

自社以外の組織や団体に対してccでメールを送る場合には基本的に「御中」を使って問題ありません。

ただし、もし担当者の名前が分かっている場合には「様」を付けることはもちろんですが、宛先が複数名の場合は名前の並びや「役職」「キャリア」が上の人から横並びにするとより良いです。
ccで複数の会社の担当者に送る場合も同様に「」を使って役職・キャリアが上の順から記載していきましょう。

件名で「〇〇御中」とは書かない

メールの件名でありがちなのが「組織名+御中」と記載してしまう事です。

メールが送られてきた相手は件名を見てメールの内容を判断していきます。
そのため件名には宛先ではなくメールの内容を端的に表現した方が相手方にとって良いでしょう

郵便物で送る感覚で「組織名+御中」と書いてしまいがちですが、人によっては失礼だと受け取られかねないのでメールと文書によって使い分けをしましょう。

「御中」とその他の敬称の使い分け

御中と様の使い分けを紹介していきましたが、敬称にはその他にも色々あります。

ここでは御中以外の敬称の使い分けについて詳しく紹介していきます。

「御中」と「各位」の使い分け

御中と似た敬称に「各位」があります。

同じ組織・団体宛てに使うものですが、「各位」は複数のカテゴリーの中の1人1人に宛てるという意味で使われます。
「関係者各位」「保護者各位」という風に、誰かが読めばいいというものではなく、「みんなそれぞれに目を通してほしい」という意味を込めて使います。

そのため、個人を特定しない「御中」との大きな違いといえるでしょう。
さらに「御中」は自社に使わないのがマナーですが、「各位」の場合は「従業員各位」といった風に社会の通達文書でも使われるケースが多いです。

「各位」は「御中」よりも使用頻度・シーンが多い敬称の1つです。

「各位」を使う場合

「各位」は1人1人に宛てる使い方が基本なので、御中・様と併用しないことだけ注意すればOKです。

  • 正:△△の会 関係者各位
  • 誤:△△の会 関係者各位の皆様

 

  • 正:株主各位
  • 誤:株主様各位

ただし「お客様」といった敬称を含めて1つの単語として使われる場合には「お客様各位」と用いることは可能です。

「殿」も使えるようになると便利

「殿」もビジネスシーンでは使うことがあるので覚えておくと便利です。
基本的には目上から目下の人に対して使います

対外的なやり取りで使ってしまうと、相手は「下に見られている」と受け取られてしまうことも。

  • 正:営業部 ○○○○(氏名) 殿
  • 誤:営業部 殿

そのため基本的には自社の中で会社自体や目上の人から従業員個人に宛てる場合に「殿」を使います
他社以外で使うことはないので、そこだけは間違えないように!

就職活動・転職活動でよく使うのは「御中」と「様」

ビジネスシーンの中でも就職活動や転職活動でよく使うのは「御中」と「様」の2つです。

履歴書を送付する時や面接の日程調整の行う際の担当者とのメールのやり取りで「御中」または「様」を使います。

基本的に企業や人事部といった組織・部署に送る場合には「御中」を、採用担当者といった個人宛に送る場合には「様」を使いましょう。

もし採用担当者の名前がはっきりしない・分からない場合には「採用ご担当者様」と書いてもOKです。
ですが、すでに採用担当者と会ったことがある・やり取りをしたことがあるのに「御中」を使うのはマナー違反だと受け取られることもあるので、しっかりと使い分けをしましょう。

就職活動や転職活動でよく使う敬称の一例

  • 株式会社◯◯ 御中
  • 株式会社◯◯ 人事部 御中
  • 株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様
  • 株式会社◯◯ 人事部 △□ 様
  • 採用ご担当者様
  • △□ 様

もし宛名や敬称を間違ってしまった場合のお詫びメールは?

慣れない履歴書やメールの送付に際して、宛先や宛名・敬称を間違えてしまう事もあるでしょう。

もし郵送の場合、送る前に気づけたときは修正液や取り消し線で直さずに、新しい封筒に最初から書き直すのがマナーです。

もしメールで間違えたと気付いた場合には、後からお詫びのメールを送るのがマナーです。
担当者の名前に敬称を付けるのを忘れた・漢字間違えといった場合にも同じようにお詫びメールを送りましょう。

いずれにせよ、間違った旨を伝えて謝罪することがビジネスシーンでのマナーです。

お詫びメールの一例

件名:宛名表記のお詫び
株式会社〇〇〇〇 人事部 課長 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
先程お送りしたメールでは、 宛名に敬称を表記せずに送信してしまい、 大変失礼いたしました。
今後はこのような不手際がないよう十分注意いたします。
何卒ご容赦くださいますよう お願い申し上げます。
取り急ぎ、宛名表記のお詫びを申し上げます。
==================== 署名 ====================

ここでのポイントは、言い訳をせずに素直に謝罪するだけにとどめる事です。

くれぐれも「敬称をつけ忘れた」と「忘れた」というワードを付けることは相手に良くない印象を与えるので避けましょう。
敬称のない宛名でメールを送ってしまい、誠に申し訳ございません」というシンプルな方が良いです。

「御中」を英語で表現する場合は?

日本語でのやり取りだけでなく英語でやり取りをすることも珍しくないのがビジネスシーンです。

実は英語でも「御中」に当たる単語は存在します。

御中と同じ英語「Dear」

英語には日本語でいう敬称がそもそもありません。

目上・目下の人に関係なく呼び合うのが一般的です。
そこで御中として使える英語は「Dear」がそれにあたります。

直訳では「親愛なる」ですがビジネスシーンでは組織名の前につけることで「御中」や「各位」の意味合いを持ちます。
さらに「個人名」の前につけることで「様」と同じ意味でも使えるので大変便利です。

「For the attention of」も使ってOK

Dearのほかに使うとしたら「For the attention of」も可能です。

attentionは「注意・注目」の意味になり、直訳は「~の注目を集める」になります。
そのため「~宛て」と使えます。

例えば「For the attention of 会社名(部署名):」「For the attention of Sales department:」「営業部御中」といった使い方が可能です。
短縮をして「Attention:」と表現する場合もあるので、併せてこちらも覚えておきましょう。

御担当者様を英語で表現すると?

御担当者様も英語で表現は可能です。

その場合には「Dear Sir or Madam:」が一般的です。
これなら個人名を把握していない場合での特定の個人宛にも使えるので便利です。

さらにかしこまった表現にしたい場合には「To whom it may concern:」を使うと良いでしょう。
関係者各位」といった表現でも使われる英語です。

まとめ

御中をはじめ、敬称の正しい使い方について解説してきました。

ビジネスシーンではよく使われる敬称ですが、間違って使ってしまうと社会人としてのマナーや基本を疑われてしまいます。



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